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Razón social: GRUPO SUMMIT SAS.
Nit: 900.589.032-9
Domicilio: Carrera 42 # 54 A 155 Int. 1002
Teléfono: +574 444 75 20
Correo electrónico: servicioalcliente@gruposummit.com.co
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos
personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012,
el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por
GRUPO SUMMIT S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas
aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad
legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e
informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad:
Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a
disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al
Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d)
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o
de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de
servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines
oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j)
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE
LOS MISMOS: GRUPO SUMMIT SAS, podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación
contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones
contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre
nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e)
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o
dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o
digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los
productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar,
invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de
carácter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO SUMMIT SAS y/o por terceras personas; g)
Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría
interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las
bases de datos de GRUPO SUMMIT SAS]: i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato
o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; GRUPO SUMMIT SAS podrá
subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando
efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione
información personal a terceros prestadores de servicios, GRUPO SUMMIT SAS advierte a dichos terceros
sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe
el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos
personales en GRUPO SUMMIT SAS se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El
Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser
informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de
veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener de GRUPO SUMMIT SAS en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El
Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo
dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La
información sujeta a Tratamiento por parte de GRUPO SUMMIT SAS se deberá proteger mediante el uso de
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de
confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas
a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos
personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE
GRUPO SUMMIT SAS: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o
apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que
sean objeto de tratamiento por parte de GRUPO SUMMIT SAS: a) Derecho de acceso: En virtud del cual
podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de GRUPO SUMMIT SAS, para efectos de
consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización,
rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los
propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los
cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d)
Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la
Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre
tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la
persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual
representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas
que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE GRUPO SUMMIT SAS: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que
GRUPO SUMMIT SAS. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia,
se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta
política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al
titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
(iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y
reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de
veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea
necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como
Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad
u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el
Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como
Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
(iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización,
rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del
tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y
los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en
la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix)
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x)
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido
ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a
la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del
tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de
la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos
personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
(ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de
manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para
que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento,
el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado
del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se
haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones
a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
(ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de
efectuar la recolección del dato personal, GRUPO SUMMIT SAS solicitará al titular del dato su autorización
para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando
para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la
autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha
autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que
dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen
sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que GRUPO SUMMIT SAS no pueda poner a disposición del
titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad
que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del
dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: GRUPO SUMMIT SAS
solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y
necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones
aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e
históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas
legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No
obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES DEL DATO PERSONAL: El ÁREA DE VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL de
GRUPO SUMMIT SAS será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular
del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del
descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá
enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico
servicioalcleinte@gruposummit.com.co, llamar a la línea telefónica de GRUPO SUMMIT SAS Medellín,
teléfono 444 75 20, o radicarla en la siguiente dirección correspondientes a nuestra oficina DIRECCIÓN: Cra.
42 # 54 A 155 Int. 1002- Itagüí, la petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de
quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012,
GRUPO SUMMIT SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos
establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
12. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de enero
de 2016 y entra en vigor a partir del día 2 de enero de 2016.
Atentamente,
GRUPO SUMMIT SAS